Kriz Döneminde Yönetim Kurulu Üyelerine 10 Tavsiye
İlk kez Çin’in Wuhan kentinde görülmesinin ardından tüm dünyayı etkisi altına alan yeni nesil koronavirüs (COVID-19) salgınının ticaret hayatına etkilerinin kontrol edilmesinde şirketlerin yönetim/müdürler kurulu üyeleri kritik rol oynamaktadır. Bu süreçte, hızla değişen gündemi takip ederek şirketlerin günün şartlarına uyumlu hale getirilmesi büyük önem arz etmektedir.
Yönetim/ Müdürler Kurulu Üyelerinin Görev ve Sorumlulukları
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre, yönetim/müdürler kurulunun görev ve sorumlulukları ana hatlarıyla:
Tedbirli bir yöneticinin özeniyle hareket etmek,
Şirketin menfaatlerini gözetmek,
Özen ve sadakat yükümlüğüne uymak,
Ticari muhakeme ve öngörüye sahip olmak,
şeklinde sıralanabilecektir. Ayrıca, şirketlerin uğradığı zararda kusuru bulunan Kurul üyelerinin kusurları oranında sorumluluğu gündeme gelebilecektir. Bu sebeple, COVID-19 salgınının sebep olabileceği potansiyel risklerin gelişimlerinin takip edilmesi ve şirketlerin operasyonel süreçlerine uygun aksiyonların alınması elzem görülmektedir.
1. Pandemi Komitesi’nin Kurulması
Öngörülemeyen ve hızlı gelişen bir süreç içerisinde şirket yönetiminin yeni gelişmeleri takip etmesi bir hayli zor olabilecektir. Hal böyle olmakla, yönetim/müdürler kurulu, şirket içerisinde pandeminin olumsuz etkilerini azaltmaya yoğunlaşan bir Komite belirleyebilir. Yönetim/Müdürler kurulunun düzenli aralıklarla fikir alışverişinde bulunacağı bu Komite’den aldığı dönüşler doğrultusunda operasyonun güncel tutulması faydalı olacaktır.
Komite ile yapılacak toplantılarda sosyal mesafe kuralına uyulması ve mümkün olduğunca konferans görüşmeleri ile sürecin idare edilmesi tavsiye edilebilecektir.
2. İşyeri Sağlığı ve Güvenliği
Pandemi sürecinde Yönetim Kurulu’nun sorumluluğuna yol açabilecek diğer bir etken kuşkusuz işyeri sağlığı ve güvenliğidir. Şirket içerisinde uzaktan çalışmaya geçilmesi işyeri sağlığı ve güvenliği konusunda alınabilecek etkili önlemlerdendir.
Ancak, operasyonun şartları gereği uzaktan çalışmanın mümkün olamadığı sektörlerde faaliyet gösteren şirketlerin, işyeri sağlığı ve güvenliği tedbirlerini en üst düzeye çıkarması beklenecektir. Hal böyleyken, yönetim/müdürler kurulu tarafından çalışanların güvenliğini sağlayacak önlemler alınması ve risk gurubunda bulunan çalışanların işyeri ile fiziksel temaslarının kesilmesi faydalı olabilecektir. Ayrıca İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev Yetki Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik’te belirlenen periyodik sağlık muayeneleri gerekli görülmesi halinde daha kısa aralıklarla yapılabilecektir. Bu doğrultuda İşyeri Hekiminin kararı doğrultusunda hareket edilmesi gerektiğini hatırlatmak isteriz. Bu konuda ayrıntılı bilgiye https://www.canazyilmaz.com/tr/uzaktan-calismanin-is-sagligi-ve-guvenligi-ile-iliskisi adresindeki makalemizden ulaşabilirsiniz.
3. Risk Gözetimi
COVID-19 salgınının belirsizliği bir yana, yönetim/müdürler kurulları, şirketin ticari faaliyetleri için potansiyel riskleri belirleme, sıralama ve yönetme aşamalarının denetlenmesinde önemli birer rol oynarlar. Bu rolün, yukarıda değinildiği gibi, denetim komitesine, risk komitesine veya özel olarak COVID-19'a yönelik olarak oluşturulmuş bir komiteye devredilmesi mümkündür. Bu durumda ise, yönetim/müdürler kurulları ve komiteleri, COVID-19 ile ilgili her türlü kararı toplantı tutanakları ile belgelemelidir. Ayrıca. yönetim/müdürler kurulu tarafından alınan kararların uygulama ile tutarlılığının sağlanması Kurulun sorumluluğu açısından önem taşıyabilecektir.
Yönetim/ Müdürler kurulları, uzaktan çalışma uygulaması sonucunda potansiyel siber güvenlik ve gizlilik risklerini incelemeli, gerekli teknik ve idari tedbirleri almalıdır. Kişisel bilgisayarların kullanılması, güvenli olmayan wi-fi bağlantıları aracılığıyla şirket bilgilerine erişilmesi veya ofisten elektronik ortamda gizli bilgilerin sızdırılması gibi faktörlerin tümü, şirketler için siber güvenlik ve gizlilik risklerinde artışlara yol açabilecektir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye. https://www.canazyilmaz.com/tr/covid-19-salgininin-ozel-nitelikli-kisisel-verilerin-korunmasi-ilkelerine-etkileri adresindeki makalemizden ulaşabilirsiniz.
4. İş Devamlılığı
Şüphesiz ki, COVID-19’un öngörülemez yıkıcı etkilerinden zarar görmemek veya bu dönemi en az zararla atlatmak şirketlerin temel hedeflerindendir. Bu durumda yönetim/müdürler kurulları, kriz yönetimi planlamalarının mevcut olup olmadığını ve bu planların potansiyel COVID-19 ile ilgili risk ve aksaklıklara uygun olup olmadığını değerlendirmelidir.
Bu dönemde üzerinde durulması gereken başlıca haller aşağıdaki şekilde sayılabilecektir. Buna göre:
Uzaktan çalışma uygulamasına teknik olarak hazır olmadan geçen şirketler iş devamlılığı konusunda aksaklıklar yaşayabilecektir.
Özellikle tedarikçilerin yüksek riskli bölgelerde veya seyahat kısıtlamalarına tabi alanlarda bulunduğu durumlarda tedarik zinciri sekteye uğrayabilecektir. Bu durumda, alternatif tedarik kaynakları araştırılmalı ve şirketin sözleşme yükümlülüklerini yerine getirme yeteneğini (örneğin mücbir sebep, temerrüde düşme ve fesih hükümleri) gözden geçirilerek bu tür risklere karşı eylem planları yapılmalıdır.
Ortaya çıkabilecek likidite sorunlarına karşı ek finansman talep edilmesi veya mevcut borçların yeniden yapılandırılması göz önünde bulundurulmalıdır.
Üst düzey yöneticilerin iş göremez hale gelebilmesi ihtimalinde, iş devamlılığının aksamaması adına iş bölümlerinin ve olası şirket içi pozisyon transferlerinin planlaması yapılmalıdır.
5. Kriz Yönetimi
Operasyonun sürekliliğinin sağlanmasına yönelik planlamalara ek olarak, yönetim/müdürler kurulları güncel ve uygulanabilir bir kriz yönetimi planını uygulamaya geçirmelidir.
Şirketlerin temel olarak; yönetim, halkla ilişkiler, insan kaynakları, hukuk ve finans departmanları başta olmak üzere müdahale ekipleri oluşturulması kriz yönetimini planının, etkili ve çevik uygulanabilmesine imkân sağlayacaktır.
Kriz yönetimi planları, çeşitli durumlara kolayca uyarlanabilecek kriz müdahale prosedürlerini, iletişim şablonlarını ve kontrol listelerini içermelidir. Kriz müdahale ekipleri düzenli olarak toplanmalı ve COVID-19‘un sebep olduğu gelişmelere karşı hızlı bir şekilde yanıt verebilmelidir.
Ayrıca kriz yönetimi planları düzenli olarak güncellenmeli ve yönetim/müdürler kuruluna veya atanmış bir komiteye rapor verilmelidir.
Bu aşamada yönetim/müdürler kurulu şirketin iletişim stratejisini denetleyerek şirket içi ve müşterilerle kurulan iletişimin sakin bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamalıdır. Oldukça değişken bir dönemden geçilen bu günlerde güvenilirliğin sağlanması bu krizden çıkışta en önemli etken olarak görülmektedir.
6. Şeffaflık
Özellikle halka açık sermaye şirketlerinin yönetim/müdürler kurullarına, COVID-19'un şirketlerinin finansal koşulları üzerindeki fiili ve beklenen etkileri hakkında aleniyeti sağlaması tavsiye edilebilecektir. Yukarıda belirttiğimiz üzere güvenirliğin sağlanmasının öneminin bu denli yüksek olduğu bir dönemde, yönetim/müdürler kurulları, faaliyetlerinin devamlılığını ve COVID-19 kapsamında değişen koşullarını doğru ve şeffaf bir şekilde kamuya yansıtmalıdır.
7. İçeriden Öğrenenlerin Ticareti (Insider Trading)
Sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek, henüz kamuya açıklanmamış bilgileri kendisine veya üçüncü kişilere menfaat sağlamak amacıyla kullanarak, sermaye piyasasında işlem yapanlar arasındaki fırsat eşitliğini bozacak şekilde mameleki yarar sağlamak veya bir zararı bertaraf etmek içerden öğrenenlerin ticareti olarak tanımlanmıştır.
Sermayesi halka açık şirketlerin yönetim organları, Sermaye Piyasası Kanunu uyarınca, içeriden öğrenenlerin ticaret kısıtlamalarına her zaman uymalıdır. Bu noktada yönetim/müdürler kurullarına, henüz kamuya açıklanmamış önemli bilgilerin ifşa edilmemesi için gerekli önlemleri alması tavsiye edilecektir. Bu süreçte, COVID-19 ile ilgili kamuya açık olmayan önemli bilgilere erişimi olan kişilerin şirket menkul kıymetlerinin alım-satımını kısıtlayıcı düzenlemeler yapılması faydalı olacaktır.
8. Olağan Genel Kurulların Yapılması
Her ne kadar Olağan genel kurul toplantılarının, her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılacağı hüküm altına alınmışsa da, 20.03.2020 tarihinde Ticaret Bakanlığı tarafından alınan karar ile :
Şirketlerin genel kurullarına ilişkin tedbirler kapsamında, anonim ve limited şirketlerde yönetim organları tarafından çağrısı yapılan ancak henüz gerçekleştirilmeyen genel kurul toplantılarının, ileri bir tarihte yapılmak üzere iptal edilmesi imkânı tanınmış ve
Şirket ana sözleşmelerinde hüküm bulunmasa dahi şirketlerin elektronik ortamda genel kurul veya yönetim/müdürler kurulu toplantısı gerçekleştirebilmelerine de olanak sağlanmıştır.
Bu düzenlemeler ışığında, olağan genel kurul toplantılarının ileri bir tarihte yapılabilmesi veya sosyal mesafe kuralına uyularak kamu sağlığına olumsuz etkileri azaltılmaya çalışılmıştır.
Bu noktada belirmemiz gerekir ki, dernek ve vakıfların olağan genel kurul toplantılarının bu süre içerisinde yapılamayacağı açıklanmıştır. Ne var ki, sermaye şirketleri hakkında genel kurul toplantısı yapılmasını engelleyen bir düzenleme yapılmamıştır. Bu minvalde, ticari çıkar doğrultusunda veya kanundan gelen zorunluluk halinde (yurtdışından gelen sermaye avansının sermayeye ilavesi vb.) olağan genel kurulların yapılması gerektiği kanaatindeyiz. Ayrıca genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisi bulundurulması zorunlu olan şirketler hakkında ayrı bir düzenleme bulunmamaktadır.
Ayrıca değinilmesi gereken bir başka husus ise kar payının dağıtılmasına getirilen kısıtlamalardır. 7244 sayılı Yeni Koronavirüs (COVID-19) Salgınının Ekonomik ve Sosyal Hayata Etkilerinin Azaltılması Hakkında Kanun ile sermaye şirketlerin 2019 yılı olağan genel kurul toplantılarında dağıtabilecekleri kar payı oranının sınırlandırılmasına yönelik düzenleme yapılmıştır.
Son düzenleme ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na geçici madde eklenerek sermaye şirketlerinin 30/09/2020 tarihine kadar 2019 yılı hesap dönemine ilişkin olarak gerçekleştirilecek genel kurul toplantılarında gündeme alınacak nakit kar payı dağıtımı kararlarında;
1- Geçmiş yıl karlarının dağıtılmaması,
2- 2019 yılı net dönem karının en fazla % 25’inin dağıtılması,
3- 2020 yılında yönetim kuruluna kar payı avansı dağıtımı yetkisi verilmemesi,
hususlarını göz önünde bulundurmalarına karar verilmiştir. Her ne kadar kar payı dağıtım oranını belirlemek genel kurulun yetkileri arasında bulunsa da bu dönemde şirketlerin 2019 yılına ait karlarının büyük bölümünü şirket içinde bırakmaları hedeflenmiştir.
9. Pay Sahipleri ile İletişim
Yönetim/Müdürler kurullarının pay sahipleri ile yeterli iletişimi sağlaması önem taşımaktadır. COVID-19'un dünya çapındaki borsalar üzerindeki olumsuz etkileri düşünüldüğünde, sermaye sahibi şirketler stratejik alıcılar tarafından savunmasız hale gelebilmektedir. Bu süreçte, pay sahiplerinin kaygılarının giderilmesi ve şirketin kriz öncesi yapısının korunması birincil hedef olmalıdır.
10. Şirket Stratejilerinin Yeniden Yapılandırılması
COVID-19'un benzeri görülmemiş etkileri piyasada büyük bir belirsizlik ortamı oluşturmaktadır. Yönetim/Müdürler kurulları, şirketlerinin kısa ve uzun vadeli stratejilerini yeniden değerlendirmesi fayda sağlayacaktır. Kısa vadeli stratejiler açısından, şirketlerin faaliyet alanlarında COVID-19'un bir sonucu olarak ortaya çıkmış eksiklikleri giderme fırsatları değerlendirilebilecektir.
Şirketlerin uzun vadeli stratejiler açısından yönetim/müdürler kurulları, COVID-19'un piyasa ve tüketici davranışları üzerinde kalıcı bir etki oluşturup oluşturmayacağını değerlendirmesi gerekmektedir. Gerektiği takdirde, uzun vadeli stratejileri günün şartları doğrultusunda revize ederek uygulamaya geçmesi tavsiye edilmektedir.
Tüm bu açıklamalar ışığında, yönetim/ müdürler kurulunun sorumluluğunun devam edebileceği ve bu sorumluluğun, somut olayın şartlarına göre değerlendirilmesi gerektiği kanaatindeyiz. Lakin sayılan önlemlerin alınması, yönetim/müdürler kurulunun tedbirli bir iş adamı gibi davrandığının ispatını kolaylaştırabilecektir. Bu süreçte hukuk birimlerinizin tavsiyeleri doğrultusunda Şirketinizi son düzenlemeler ile uyumlu hale getirmenizin öneminin altını bir kez daha çizmek isteriz.
Konu ile ilgili ayrıntılı bilgi almak için ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.
CANAZ YILMAZ HUKUK BÜROSU
Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Canaz Yılmaz’a sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Verilen bilgiler yalnızca genel amaçlıdır; kopyalanamaz ve çoğaltılamaz. Bilgilerin uygulanabilirliği, güncelliği ve güvenilirliği konusunda garanti verilmemektedir. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.